Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer betreft

Het beleid dat een onderneming voert ten aanzien van haar debiteuren. Doel is op tijd betaald worden met een zo klein mogelijk risico van non-betaling en tegen zo min mogelijk inspanning.
Creditmanagement is een onderdeel van een financiële administratie en is in veel gevallen bekend als de afdeling debiteurenadministratie van een bedrijf of overheidsinstelling. De belangrijkste facetten van creditmanagement zijn het tijdig innen van uitstaande facturen, het beoordelen van debiteurenrisico’s, bepalen van kredietwaardigheid en het onderhouden van klantcontacten.

Taak van een kredietmanager

Een krediet manager zorgt ervoor dat de facturen die door de boekhouding werden uitgeschreven ook echt worden betaald door de klanten. De krediet manager rapporteert daarom meestal direct aan de financieel directeur.
Tot zijn taken behoren:
• incasso van onbetaalde klantenfacturen
• opvolging en contact met klanten en wanbetalers
• dubieuze debiteuren bewaken
• samenwerken met incassobureaus en advocaten
• rapporteren aan de financieel directeur

Aan debiteurenbeheer doen

Debiteurenbeheer is essentieel voor een organisatie die efficiënt en effectief wil werken. Dat is voor iedere
1. Organisatie een doel. Debiteurenbeheer is een noodzaak want dan kan de onderneming zien welke klanten al betaald hebben en welke niet. De financiële gezondheid van de onderneming hangt af van de betaling van klanten. Een klant die niet tijdig of helemaal niet betaalt, kan de onderneming financieel uit balans brengen.

2. Aantrekken en behouden van klanten door hen uitstel van betaling te verlenen

Krediet verlenen onder de vorm van betalingsuitstel

Er zijn verschillende redenen waarom een onderneming krediet aan haar klanten verleend.
1. om de groei van de omzet te bevorderen
2. om de winst op te voeren
3.om het hoofd te bieden aan concurentie
4. de klant heeft krediet nodig voor een minimum aan tijd te hebben

Factoringsmaatschappij

http://www.commercialfinance.be/home

Diensten die een factoringmaatschappij aanbiedt

De debiteurenadministratie, de voorfinanciering, het onderzoek naar de kredietwaardigheid van de afnemers, de bewaking over, de inning en incasso van vorderingen De dekking van het insolventierisico van debiteuren en de financiering van uitstaande vorderingen

Kosten die een factoringmaatschappij aanrekent

• De factoringmaatschappij rekent een factorloon aan die tussen de 0,1 en 2% bedraagt, afhankelijk van de omzet, het aantal facturen, de gemiddelde betalingstermijn. Bij de uitbetaling van de vorderingen aan de onderneming wordt het factorloon direct ingehouden op het verschuldigde saldo.
• Voor de voorfinanciering van de vorderingen wordt ook een rentetarief ingehouden. Het aangerekende rentetarief is vergelijkbaar met deze van de banken.
• De factoringmaatschappij rekent ook een vergoeding aan voor het risico op wanbetaling. Deze vergoeding wordt als een percentage van de omzet uitgedrukt en wordt bijgevoegd bij het factorloon. Hierdoor bedraagt het factorloon tussen de 8 en 15 procent.

Een kredietmanager kan “preventief” en “curatief” optreden

De preventieve fase van kredietmanagement start met het verzamelen van handelsinformatie over potentiële klanten met inbegrip van een risico- en kredietwaardigheid analyse. In een tweede, curatieve fase onderscheiden we rappels, incasso en gerechtsdeurwaarders. Factoring, reverse
factoring en kredietverzekering horen thuis in zowel de preventieve als curatieve fase.

10 oorzaken van wanbetaling bij klanten

• Financiële problemen: De klant heeft geen geld;
• De klant maakt bezwaar tegen de geleverde goederen of diensten;
• De klant heeft zijn administratie niet goed georganiseerd, waardoor hij geen aandacht heeft voor de factuur;
• Tijd rekken: De klant hoopt op rente voordeel;
• De klant heeft de factuur niet aangekregen;
• De kant is het niet eens met de factuur;
• De klant wil niet betalen;
• De klant denkt dat de factuur automatisch wordt betaald;
• De goederen worden niet op de afgesproken datum geleverd;
• De klant heeft een klacht.

10 uitvluchten die door klanten worden gebruikt om niet of laattijdig te betalen

• We hebben de rekening nooit ontvangen;
• Onze betalingstermijnen zijn (30,60..) dagen;
• We doen pas een betalingsronde aan het einde van de maand;
• Er zijn geen budgetbevoegde personen aanwezig;
• We hebben de goederen nooit ontvangen of de opdracht was geannuleerd;
• De goederen/diensten zijn niet in goede staat of volgens afspraak aangekomen;
• De factuur is al betaald;
• De rekening klopt niet en we wachten nog op een credit nota;
• De geleverde goederen zijn nog niet (door)verkocht – we hebben die en opbrengsten van andere debiteuren nodig om u te kunnen betalen;
• De afnemer is failliet.

Informatie die Unizo geeft aan haar leden i.v.m. debiteurenbeheer

• Wees niet te gul met krediet aan uw klanten
• Maak tijd en energie vrij voor debiteurenopvolging
• Vraag expliciet om uw geld
• Baken uw betalingsvoorwaarden duidelijk af
• Koester gezonde argwaan
• Eis boter bij de vis
• Factureer zo snel mogelijk
• Zet alles zoveel mogelijk op papier of op computer
• Stuur desnoods een aangetekende brief
• Weiger verdere levering aan hardnekkige wanbetalers

Een aging-list betreft

Ouderdomsoverzicht van de openstaande facturen die worden geclassificeerd naar brackets en buckets. De aging-list dient aan te sluiten op het sub-grootboek debiteuren.

Afdruk aging-list

gip3

 

Informatiebronnen om risico’s van niet-betaling door klanten in te schatten

Op deze site vindt de onderneming volgende informatie:
http://www.zelfstandigen.be/dubieuze-debiteuren/
• Maak altijd meteen een factuur op
• Stel factuurvoorwaarden op en pas ze toe
• Werk met degelijke contracten en goede afspraken
• Werk met tussentijdse facturen of vraag een voorschot
• Kies voor contante betaling als het om winkelwaar gaat
• Bied factuurklanten kortingen aan wanneer zij bijvoorbeeld binnen een week betalen
• Ga de solvabiliteit van nieuwe klanten na
Via deze site kan de onderneming een berekening uitvoeren
https://graydon.be/kredietwaardigheid/check-je-klant

Jaarrekeningen opvragen

De jaarrekening kan de onderneming opvragen bij de balanscentrale nationale bank

Onderdelen van een jaarrekening

Het bestaat uit een jaarverslag van het bestuur, een balans, een resultatenrekening of winst- en verliesrekening over het afgelopen jaar, een toelichting op beide, het kasstroomoverzicht en de Overige gegevens met daarin in bepaalde gevallen een accountantsverklaring (in België commissarisverslag geheten).

Horizontale analyse van de jaarrekening

Horizontale analyse heeft tot doel na te gaan hoe de verschillende financiële gegevens zijn geëvolueerd in de tijd. Deze evolutie in de tijd kan vastgesteld worden bij middel van tijdindexen.
Mogelijkheden
Procentueel : (eindcijfer-begincijfer) / begincijfer * 100
Via tijdsindex: : cijfer bepaald jaar / cijfer basisjaar * 100
Absolute bedragen: : vereenvoudigde stromenanalyse

Verticale analyse van de jaarrekening

Verticale analyse laat toe de structuur van de balans vast te stellen : wat is de samenstelling van de geïnvesteerde activa en in welke mate dragen de verschillende passiva bij tot de financiering van de onderneming.

Cash flow analyse

In een cashflowanalyse geeft de onderneming gedetailleerd aan wat de te verwachten kasstromen zullen zijn voor de komende maanden, eventueel kwartalen. Hierbij vindt een schatting plaats van alle kasstromen met betrekking tot de omzet, kosten en belastingen. De rente en woonlasten dienen veelal maandelijks vooraf betaald te worden, de crediteuren achteraf, de BTW afrekening per kwartaal achteraf terwijl de belastingafdracht/teruggave ergens halverwege het volgende jaar plaats vindt. In een cashflow analyse moet hier allemaal rekening mee worden gehouden.

Ratio-analyse

Een ratio is een verhoudingsgetal, waarbij twee of meer gegevens uit de balans, de resultatenrekening of de toelichting aan elkaar gerelateerd worden. Een studie van deze getallen laat toe een beter inzicht te verkrijgen in de absolute waarden van de bedragen van de verschillende rubrieken van de jaarrekening

Liquiditeitsratio

De liquiditeitsratio is een ratio dat laat zien in hoeverre een bedrijf op korte termijn aan alle betalingsverplichtingen kan voldoen. De ratio laat zien hoe de kasstromen zijn van de onderneming en de verhouding tussen het geld wat de onderneming bezit door vlottende activa en de betalingsverplichtingen van de vlottende passiva.

Informatie aantal dagen klanten- en leverancierskrediet

Deze twee ratio’s worden berekend door de handelsvorderingen te delen door de verkopen inclusief btw voor het aantal dagen klantenkrediet, en de handelsschulden te delen door de aankopen inclusief btw voor het leverancierskrediet. Zo kan berekend worden na hoeveel dagen facturen geïnd of betaald worden. Bedrijven trachten steeds het aantal dagen afnemerskrediet zo laag mogelijk te houden, terwijl ze het aantal dagen leverancierskrediet proberen te verhogen.

Solvabiliteit van een onderneming

De solvabiliteit is de mate waarin een bedrijf of instelling in staat is om aan financiële verplichtingen te voldoen Afhankelijk van de directe opbrengstwaarde van de activa ligt de minimumnorm van de waarde tussen de 25% en 40%. Er zijn twee formules om de solvabiliteit te berekenen. Deze zijn echter wel van elkaar afgeleid.

gip 1

gip 2

Solvabiliteit kan ook worden gemeten aan de hand van de debet ratio, waarbij men het vreemd vermogen deelt door het totaal vermogen. Als de debt ratio daalt, is de solvabiliteit verbeterd.

Betekenis en het belang van de algemene schuldgraad

De solvabiliteitsratio’s worden ook schuldgraadratio’s genoemd, waarmee men doelt op de schuldgraad en financiële onafhankelijkheid van een onderneming.
Ze geeft aan met welk percentage middelen de aandeelhouders de vennootschap ondersteunen. Het is evident dat wanneer dit percentage hoog ligt, de vennootschap financieel sterk staat en minder of nauwelijks afhankelijk is van haar schuldeisers.

Zelffinancieringsgraad

De reserves plus het overgedragen resultaat gedeeld door het totaal passief.
Het is een minder gangbare ratio die echter een voorlopende indicator van een faillissement kan zijn.

Kredietmanagement praktisch uitwerken

1. Uitwerken van een bewakingssysteem
2. Voorafgaandelijk de klant doorlichten m.b.v. De jaarrekening en het graydon rapport
3. Bij laattijdige betaling de volgende acties ondernemen
• Telefonisch contact opnemen
• Klant in gebreke stellen en 1e aanmaning
• 2e aanmaning
• Inschakelen incasso bureau

Advertenties